Analisys Perancangan system Bagian 1

1.1.  KONSEP DASAR SISTEM

Konsep dasar yang menjelaskan definisi sistem memiliki dua pendekatan, yaitu :

1.    Sistem yang menekankan pada prosedur

Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu.

2.    Sistem yang menekankan pada komponen atau elemen

Suatu sistem adalah kumpulan elemen yang saling berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan.

Ludwig Von Bartalaney

            Sistem merupakan seperangkat unsur yang saling terikat dalam suatu antar relasi di antara unsur-unsur tersebut dengan lingkungan.

Anatol Raporot

            Sistem adalah suatu kumpulan kesatuan dan perangkat hubungan satu sama lain.

L. Ackof

            Sistem adalah setiap kesatuan secara konseptual atau fisik yang terdiri dari bagian-bagian dalam keadaan saling tergantung satu sama lainnya.

Syarat-syarat Sistem :

1. Sistem harus dibentuk untuk menyelesaikan tujuan.
2. Elemen sistem hatus mempunyai rencana yang ditetapkan.
3. Adanya hubungan diantara elemen-elemen sistem.
4. Unsur dasar dari proses (arus informasi, dan material) lebih penting daripada elemen sistem.
5. Tujuan organisasi lebih penting daripada tujuan elemen.

Model Umum Sistem :

·         Model sistem umum perusahaan

 

·         Sistem dengan banyak input dan output

Komponen Sistem :

1.      Batasan Sistem (boundary),

2.      Lingkungan Luar Sistem (environment),         

3.      Penghubung Sistem (interface),

4.      Masukan Sistem (input),

5.      Keluaran Sistem (output),

6.      Pengolah Sistem,

7.      Sasaran Sistem (objective)

Klasifikasi Sistem :

1.    Sistem yang diklasifikasikan berdasarkan keterwujudannya :

·      Sistem Fisik

Ø Sistem yang nyata, dapat dilihat dan disentuh secara fisik.

Ø Contoh : sistem komputer, system transportasi

·      Sistem Abstrak / Konseptual

Ø Sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide, serta hanya dapat menggambarkan data atau informasi.

Ø Contoh : sistem teologi

2.    Sistem yang diklasifikasikan berdasarkan kealamiahannya :

·      Sistem Alamiah

Ø Sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat manusia.

Ø Contoh : sistem perputaran bumi

·      Sistem Buatan

Ø Sistem yang dirancang oleh manusia / buatan manusia.

Ø Sistem Buatan melibatkan dua unsure sumber daya, yaitu manusia dan mesin, sehingga disebut human-machine system

Ø Contoh : Sistem Informasi Berbasis Komputer (CBIS = Computer Based Information System)

3.    Sistem yang diklasifikasikan bisa atau tidak mengendalikan operasi :

·      Sistem Tertentu

Ø Sistem yang beroperasi sesuai dengan prediksi.

Ø Interaksi diantara bagian-bagiannya sudah dideteksi dengan pasti sehingga hasilnya sudah dapat diramalkan.

Ø Contoh : sistem komputer

·      Sistem Tak Tentu

Ø Sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi, karena mengandung unsur probabiltas atau serba memungkinkan.

4.    Sistem yang diklasifikasikan berdasarkan lingkungannya :

·      Sistem Tertutup (Closed System)

Ø Sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh oleh lingkungan luar.

Ø Kenyataan di dunia bisnis yang ada adalah Sistem Relatif Tertutup (relatively closed system), tidak benar-benar tertutup atau hanya terbuka bagi pengaruh baik saja.

·      Sistem Terbuka (Open System)

Ø Sistem yang menerima masukan dari lingkungan luar dan menghasilkan keluaran bagi lingkungan luar maupun bagian-bagian system.

Karakteristik Sistem :

a.       Organisasi

Mencakup struktur dan fungsi organisasi

Contoh : fungsi direktur utama, fungsi departemen marketing, fungsi departemen keuangan dan administrasi

b.      Interaksi

Saling keterhubungan antara bagian yang satu dengan lainnya

Contoh : Analis Sistem dengan Programmer, Programmer dengan Data entry

bbbbbbbbbbbb

c.       Interpedensi

Bagian yang satu mempunyai ketergantungan dengan bagian yang lainnya

Contoh : bagian marketing saling bergantung dengan bagian produki, dan bagian keuangan dan administrasi dalam hal penagihan pada customer.

d.      Integritas

Suatu keterpaduan antara subsistem-subsistem untuk mencapai tujuan

Contoh : bagian marketing mendapat pesanan 100 komputer tapi hanya mampu menyediakan 50 unit, maka untuk menangani masalah tersebut diadakan kerjasama dengan perusahaan lain yang bergerak dalam bidang yang sama.

e.       Main Objection

Pemusatan tujuan yang ama dari masing-masing subsistem

Metoda Sistem :

ü  BlackBox Approach

Suatu sistem dimana input dan outputnya dapat didefinisikan tetapi prosesnya tidak diketahui atau tidak terdefinisi

Contoh : proses pencernaan

ü  Analytic Sistem

Suatu metode yang mencoba untuk melihat hubungan seluruh masalah untuk menyelidiki kesistematisan tujuan dari sistem yang tidak efektif dan evaluasi pilihan dalam bentuk ketidakefektifan dan biaya.

Dalam metode ini beberapa langkah  yang perlu dilakukan :

·         menentukan identitas dari sistem

·         menentukan tujuan dari sistem

·         menentukan bagian-bagian dalam sistem beserta tujuan dan cara apa yang digunakan oleh masing-masing bagian.

·         Menentukan bagaimana bagian-bagian dalam system saling berhubungan menjadi satu kesatuan.

 

1.2. KONSEP DASAR INFORMASI

Definisi Informasi :

Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.

Siklus Informasi :

b

Kualitas Informasi (Quality of Information) tergantung dari 4 (empat)  hal, yaitu :

1.    Akurat

Ø Informasi harus benar-benar bebas dari kesalahan dan tidak menyesatkan.

2.    Tepat Waktu

Ø Informasi yang datang kepada penerima tidak boleh terlambat.

3.    Relevan

Ø  Informasi harus mempunyai manfaat untuk pemakainya.

4.    Lengkap

Ø  Informasi yang akan digunakan harus selengkap mungkin, jangan setengah-setengah.

Nilai dari informasi (value of information) ditentukan oleh dua hal, yaitu manfaat dan biaya. Pengukuran nilai informasi biasanya dihubungkan dengan analisis cost effetiveness atau cost benefit.

Informasi Berdasarkan Dimensi Waktu :

a.       Informasi Masa Lalu

Ø  Informasi mengenai masa lampau yang meskipun jarang digunakan, namun dalam data storage perlu disusun secara rapih dan teratur. Hal tersebut dilakukan, agar dapat disajikan secara cepat dan lengkap. Di negara-negara maju pada umumnya disimpan dalam bentuk mikro film.

Informasi Masa Kini

Ø  Informasi mengenai peristiwa-peristiwa yang terjadi sekarang (current events). Pada era teknologi maju dan canggih saat ini, pengelolaan informasi sudah dalam bentuk komputer, sehingga dapat disajikan relatif tepat. Meskipun demikian untuk kondisi-kondisi tertentu, masih disajikan dalam bentuk lisan atau tidak formal namun mengandung nilai yang sangat penting, terutama untuk mengambil suatu keputusan.

Informasi Berdasarkan Sasaran :

a.       Informasi Individual

Ø  Informasi yang ditujukan kepada seseorang yang mempunyai fungsi sebagai pembuat kebijakan (policy maker) dan pengambik keputusan (decision maker), atau kepada seseorang yang diharapkan tanggapannya atas informasi yang diberikan. Informasi tersebut dapat disajikan secara tatap muka (face to face), melalui telepon, surat, atau pun perantara, tergantung dari waktu yang diperlukan untuk memperoleh tanggapan.

b.      Informasi Komunitas

Ø  Informasi yang ditujukan kepada kelompok tertentu di luar organisasi. Contoh. Informasi yang disebarkan oleh PLN mengenai kenaikan tariff listrik ditujukan hanya kepada pelanggannya.

1.3. KONSEP DASAR SISTEM INFORMASI

Definisi Sistem Informasi :

Sistem Informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan laporan-laporan yang diperlukan oleh pihak luar tertentu.

Komponen Sistem Informasi :

1.    Blok Masukan

2.    Blok Model

3.    Blok Keluaran

4.    Blok Teknologi

5.    Blok Basis Data

6.    Blok Kendali

Definisi Sistem Informasi Manajemen, menurut George M. Scott :

Suatu SIM adalam kumpulan dari interaksi-interaksi sistem-sistem informasi yang menyediakan informasi baik untuk kebutuhan manajerial maupun kebutuhan operasi.

SIM tergantung dari besar-kecilnya organisasi dapat terdiri dari sistem-sistem informasi :

1.    Sistem Informasi Akuntansi

2.    Sistem Informasi Pemasaran

3.    Sistem Informasi Manajemen Persediaan

4.    Sistem Informasi Personalia

5.    Sistem Informasi Distribusi

6.    Sistem Informasi Pembelian

7.    Sisitem Informasi Analisis Kredit

8.    Sistem Informasi Penelitian dan Pengembangan

9.    Sistem Informasi Teknik

Semua sistem informasi tersebut dimaksudkan untuk memberikan informasi kepada semua tingkatan manajemen, yaitu :

1.    Manajemen tingkat atas (top level management)

2.    Manajemen tingkat menengah (middle level management)

3.    Manajemen tingkat bawah (lower level management)

Kegiatan Manajemen untuk masing-masing tingkat manajemen adalah :

1.      Tingkat Perencanaan Strategis (strategic planning level)

Merupakan manajer pada tingkat tinggi yang secara hirarki organisasi, seperti direktur dan para wakil direktur  Disinilah terletak keputusan-keputusan penting yang harus diambil pada masa yang akan dating. Istilah Eksekutif juga sering melekat pada tingkatan ini.

Hanya sebagian kecil saja informasi yang berguna bagi manajer atas yang berasal dari sistem informasi komputer (15-20%). Sebagian kecil lagi dari informai internal non PDE (10-15%). Informasi yang berasal dari manajemen menengah sebesar 25-35%. Informasi terbesar (35-45%) untuk manajemen atas berasal dari informasi eksternal dan intelligence information system. Intelligence information system merupakan suatu system informasi khusus yang berisi informasi-informasi lingkungan luar organisasi seperti misalnya peraturan pemerintah, trend social dan kebudayaan, keadaan perekonomian, keadaan politik, trend indutri, pasar produk, pesaing, perkembangan terknologi, dan lain sebainya.

2.      Tingkat Pengendalian Manajemen (management control level)

Merupakan manajer tingkat menengah yang mencakup manajer wilayah, direktur produk, dan kepala divisi. Tanggung jawab mereka adalah melaksanakan rencana dan memastikan tercapainya tujuan.

Sekitar 30-40% informasi yang dibutuhkan oleh manajemen menengah berasal dari sistem komputer, 30-40% lainnya berasal dari informasi yang disampaikan oleh manajemen bawah, 15-20% dari informasi non-PDE dan sisanya  sebesar 10-15% berasal dari informasi luar organisasi.

3.      Tingkat Pengendalian Operasional (operational ccontrol level)

Merupakan manajer tingkat bawah yang mencakup kepala departemen, supervior, dan pimpinan proyek, yang bertanggung jawab menyelesaikan rencana-renan yang telah ditetapkan oleh tingkat yang lebih tinggi.

Informasi yang dihasilkan komputer sebagian besar (55-75%) dipergunakan oleh manajemen bawah, 25-45% dari informasi non-PDE dan hanya 5-10% saja berasal dari informasi eksternal.

Tipe Keputusan Manajemen :

1.    Keputusan Tidak Terprogram (Non-Programmed Decision)

Ø Keputusan yang sifatnya tidak terjadi berulang-ulang dan tidak selalu terjadi.

Ø Dilakukan oleh manajemen tingkat atas.

Ø Informasi yang diperlukan tidak mudah didapatkan dan tidak mudah tersedia serta biasanya dari lingkungan luar.

2.    Keputusan Semi Terprogram (Semi Programmed Decision)

Ø Keputusan yang sifatnya sebagian dapat diprogram, sehingga membutuhkan pertimbangan-pertimbangan dari si pengambil keputusan.

Ø Keputusan ini sering bersifat rumit dan membutuhkan perhitungan-perhitungan serta analisis yang detail.

3.    Keputusan Terprogram (Programmed Decision)

Ø Keputusan yang sifatnya berulang-ulang dan rutin, sihingga dapat diprogram

Ø Dilakukan oleh manajemen tingkat bawah.

1.4. KONSEP DASAR ORGANISASI SISTEM INFORMASI

Definisi Organisasi :

Sistem saling pengaruh-mempengaruhi antara orang dalam kelompok kerjasama untuk mencapai suatu tujuan tertentu yang sama.

Salah satu aspek pengorganisasian adalah menetapkan departemen-departemen, dimana dalam perusahaan menujukkan hubungan dari suatu jenjang. Di dalam suatu perusahaan, departemeniasi harus dikelompokkan secara tegas, karena menyangkut masalah, hak, harga diri, dan gaji.

Definisi Deskripsi Tugas (Job Description)

Suatu rincian yang menunjukkan posisi, tanggung jawab, wewenang, fungsi, dan tugas-tugas yang harus dikerjakan oleh seorang personil di dalam suatu organisasi